Nut en noodzaak van een Health Check (‘APK’) voor het MSP-programma
Organisaties die voor de inhuur van personeel een MSP inzetten zien al gauw de voordelen hiervan. Maar als een MSP-programma eenmaal draait, is het niet klaar. Eigenlijk begint het dan pas. Regelmatig onderhoud en continu doorontwikkelen is cruciaal om mee te groeien met ontwikkelingen in de arbeidsmarkt en de organisatie. Ook een MSP-programma heeft een jaarlijkse APK nodig. In de afgelopen jaren is de vraag naar MSP’s (Managed Service Provider) voor inhuur van medewerkers sterk toegenomen. Een MSP is een externe partij die het gehele inhuurproces van tijdelijk personeel van een organisatie overneemt en beheert.
De motieven van organisaties om een MSP in te zetten zijn door de jaren heen sterk veranderd. In het begin werden MSP's voornamelijk gebruikt om kosten te besparen, om de administratieve lasten voor de organisatie te verminderen en het inzicht in de inhuur van personeel te vergroten. De focus lag op het inhuren van de juiste kandidaten tegen een zo laag mogelijke prijs. Daarnaast heeft de toenemende complexiteit van wet- en regelgeving bijgedragen aan de groei van MSP's. Een MSP waarborgt dat aan de hogere compliance-eisen wordt voldaan. Een belangrijke factor in de huidige ontwikkeling van MSP's is de krapte op de arbeidsmarkt. Naast de hiervoor genoemde hygiëne-elementen verschuift tegenwoordig de nadruk dan ook meer en meer naar het ontsluiten van de arbeidsmarkt, het creëren van betere toegang tot de steeds schaarser wordende kandidaten. (En het verbeteren van de kwaliteit van het ingehuurde personeel en het maximaliseren van de waarde die deze medewerkers bieden aan de organisatie.) Oftewel, hoe vind je voldoende goede mensen om openstaande tijdelijke vacatures te kunnen vervullen?
Blijven ontwikkelen
Het selecteren van een goed passende MSP-oplossing vraagt kennis en een gedegen voorbereiding. Veel vraagstukken zijn hierbij van belang. Denk aan het bepalen hoe de markt voor talent zo goed mogelijk ontsloten kan worden, op welke wijze de inhurende managers gefaciliteerd zouden moeten worden, hoe de gekozen oplossing (vaak met ondersteuning van een Vendor Management Systeem) past binnen de IT architectuur van de organisatie en welk verandermanagement gevraagd wordt om de oplossing goed te implementeren binnen de organisatie? En na de implementatie van het inhuurprogramma ben je er nog niet. De vraag naar MSP's is gegroeid doordat organisaties flexibeler willen zijn en de mogelijkheid willen hebben om snel in te spelen op veranderingen in de markt. En de inhuur van personeel maakt binnen organisaties meestal een groei door naar volwassenheid, de trend is een ontwikkeling naar een Total Talent Management (TTM)-aanpak. Die ontwikkelingen in de markt en organisaties staan nooit stil. En dat betekent dat het MSP-programma ook altijd mee moet groeien.
Onderhoud nodig
Als het inhuurprogramma eenmaal geïmplementeerd is zal regelmatig geëvalueerd moeten worden of de oplossing nog aansluit op de geformuleerde doelstellingen, maar ook of de geformuleerde doelstellingen nog aansluiten bij de ontwikkelingen in de arbeidsmarkt en de organisatie. Door het inhuurproces regelmatig te evalueren kunnen organisaties hun toegang tot de arbeidsmarkt blijven optimaliseren, de kwaliteit van het ingehuurde personeel blijven verbeteren en kosten blijven besparen. Daarnaast zorg je er zo voor dat het inhuurproces altijd voldoet aan wet- en regelgeving en aansluit op het beleid van de organisatie. Kortom, goed onderhoud is nodig; een ‘jaarlijkse APK’ zorgt ervoor dat het MSP-programma goed blijft presteren.
Volgende fase
Naast dit ‘onderhoud’ vormt een APK voor MSP-programma’s de basis voor doorontwikkeling naar een volgende fase van volwassenheid. Waar in een eerste fase veel nadruk zal liggen op het goed implementeren van de basisdienstverlening, zijn er vaak op diverse vlakken mogelijkheden om het inhuurprogramma beter of breder uit te nutten, bijvoorbeeld door het verbreden van de scope, zoals het toevoegen van Statement of Work (SoW), het toevoegen van technologische mogelijkheden of het ontwikkelen van direct sourcing-methoden. Dat begint met een goede analyse van de huidige status van het MSP-programma. Daarbij wordt gekeken naar:
- De opzet en afspraken van het huidige programma
- De performance van het huidige programma
- De ontwikkelingen in de markt
- De ontwikkelingen in de organisatie
Bij de eerste twee punten kijk je naar ‘wat hebben we nu?’ De andere twee geven antwoord op de vraag ‘wat hebben we nodig?’ Daarbij zal het antwoord op de laatste vraag wellicht soms beperkt worden door de grenzen aan de huidige kennis over de uitgebreide mogelijkheden binnen het inhuurprogramma. Welke opties zijn er nog meer in de markt, wat herkennen we nog niet direct als probleem maar kan ons wel helpen om in de toekomst nog beter te presteren? Inzicht in de mogelijkheden die er zijn kan helpen bij het vinden van antwoorden op deze laatste vraag.
MSP Volwassenheid Benchmark
Om een praktisch en objectief inzicht te krijgen in de (door)ontwikkeling van een MSP-programma hebben bureau KatThree en TalentIn samen de MSP Volwassenheid Benchmark ontwikkeld. Met dit instrument worden de belangrijkste elementen in een inhuurprogramma beoordeeld aan de hand van vijf ontwikkelstadia; wat is de huidige status en op welke onderdelen zouden volgende stappen mogelijk en wenselijk zijn? Voor een benchmark met andere programma’s in de markt is bij een groot deel van de programma’s bij opdrachtgevers van KatThree en TalentIn gekeken hoe deze scoren op de diverse elementen in het model. Op basis daarvan zijn referentiescores voor de markt bepaald. Door de beoordeling van een programma af te zetten tegen de benchmark ontstaat een beeld van de relatieve ontwikkeling van het inhuurprogramma en op welke onderdelen verdere groei mogelijk is. Het volwassenheidsmodel bevat tien hoofdelementen waarop een beoordeling plaatsvindt aan de hand van een vijfpuntsschaal (0 = niet aanwezig, 5 = optimaal, volledig geïntegreerd):
- Visie, missie en doelen (strategie)
- Aansluiting met organisatie (strategie)
- Leveranciers (strategie)
- Routekaart (strategie)
- Governance (operatie)
- Organisatie structuur (operatie)
- Policies (operatie)
- Processen (operatie)
- Technologie (operatie)
- Rapportage (informatie)
Per onderdeel wordt gemeten (gestandaardiseerd, kwantitatief en kwalitatief) waar het programma zich bevindt. De scores kunnen vervolgens worden vergeleken met de (op dezelfde gestandaardiseerde wijze bepaalde) marktscores. Dit model biedt een helder inzicht in de ontwikkeling van het inhuurprogramma - in welk stadium van volwassenheid het zich bevindt - en welke stappen nodig zijn om het volgende volwassenheidsniveau te bereiken.
Voorbeeld score Volwassenheids Benchmark
MSP prestatiemeting
Naast het bepalen van de volwassenheid van het programma mag uiteraard ook een evaluatie van de geleverde prestaties niet ontbreken. Zijn de doelen die bij aanvang van het programma zijn gesteld ook daadwerkelijk behaald? En bij afwijkingen, hoe zijn deze ontstaan, wat is daarvan de oorzaak? Die prestatiemeting gaat over de operationele performance (bijvoorbeeld de voorzieningsgraad, de time-to-hire en de beoogde klanttevredenheid bij inhurende managers, kandidaten en leveranciers), maar ook over de financiële performance (ontwikkeling van de tarieven, realiseren van kostenbeheersing).
Optimalisatieplan
Op basis van alle vergaarde input kan met de MSP een optimalisatieplan worden opgesteld waarin de gemaakte keuzes, doelen, tijdlijnen en ieders verantwoordelijkheden worden vastgelegd en waarmee de gewenste aanpassingen in gang gezet kunnen worden. Deze routekaart biedt praktische, nuttige informatie die noodzakelijk is om het MSP-programma te verbeteren, bij te sturen en verder te ontwikkelen zodat die optimaal blijft aansluiten op de actuele ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie. De MSP Volwassenheid Benchmark helpt dus niet alleen bij het zetten van de eerste stap, maar geeft ook de richting aan vervolgstappen in de toekomst. Zodat het MSP-programma optimaal aansluit bij de actuele marktontwikkelingen en het volwassen worden van het inhuurbeleid van de organisatie.
Contractverlenging
En, niet onbelangrijk, een goede evaluatie van het MSP-programma biedt een uitstekende basis voor het ingaan van onderhandelingen over contractverlenging of het opnieuw aanbesteden van de MSP-dienstverlening. Het is van belang hier tijdig mee te starten, minstens een jaar voor het einde van een lopend contract met een MSP. Dan is er voldoende tijd om eventueel te kunnen veranderen van aanbieder zonder dat de continuïteit van de dienstverlening in gevaar komt.
Auteur: Marc Viëtor, Managing Partner at TalentIn