Zo kiest Aegon het juiste MSP-programma
'Een MSP-programma is niet iets dat je iedere dag koopt.'
Frank Jansen Global Head of Procurement Transformation bij Aegon
Als Aegon voor de keuze staat om de inhuur van personeel uit te besteden aan een Managed Service Provider (MSP) vraagt zij TalentIn om advies. Want hoe kies je nou de juiste MSP? ‘Een MSP-programma is niet iets dat je iedere dag koopt.’
Bij Aegon werken HR en procurement al jaren samen via het HR Flex Centre, een interne inhuurdesk die aanvragen van inhurende managers invult via preferred suppliers. Toch heeft de zakelijke dienstverlener er in 2020 voor gekozen de inhuur van externen uit te besteden aan een Managed Service Provider (MSP). Sinds 1 januari 2021 draait het MSP-programma binnen Aegon. Voor de zakelijke dienstverlener geldt dat het grootste deel van de spend de inhuur van externen betreft. Het gaat hier om een continue populatie van ongeveer duizend externen, variërend van freelancers en uitzendkrachten tot gedetacheerden. Naast deze reguliere Time & Material (T&M) inhuur is ook een deel van het Statement-of-Work (SoW) (de onboarding en screening) bij de MSP ondergebracht.
Waarom een MSP inschakelen?
Frank Jansen, Global Head of Procurement Transformation bij Aegon, vertelt waarom ervoor is gekozen de inhuur uit te besteden aan een MSP. "Het was een goed moment om de inhuur van externen tegen het licht houden, aangezien dit onze grootste spend-categorie is (operationele kosten). Er speelden meerdere issues die we in deze analyse hebben meegenomen. De IT-infrastructuur was onderdeel hiervan. Het IT-systeem dat zicht moest bieden op het inhuurproces en -populatie was redelijk verouderd. En er bestond behoefte aan meer transparantie en goede data over het inhuurproces; waar bevinden zich de externe kandidaten? Hoewel we nog in de coronatijd zaten hadden we toen al te maken met krapte op de arbeidsmarkt. Bij meerdere bedrijfsonderdelen binnen Aegon leefde dus de wens om de inhuur naar een hoger niveau te tillen. Doorslaggevend bij de keuze om de inhuur uit te besteden is dat dit niet onze core business is. En we wilden tegelijkertijd investeren in een moderner Vendor Management Systeem (VMS) om meer transparantie in onze inhuur te krijgen."
Hoe kies je de juiste MSP?
Naast kostenbesparing en compliancy is de behoefte om de krappe arbeidsmarkt beter te ontsluiten tegenwoordig een veelgehoord argument om te kiezen voor het uitbesteden van de inhuur aan een MSP. De grote vraag is ‘Hoe kies je de juiste MSP?’ Jansen: "Wij zijn eerst zelf de markt opgegaan om geschikte partijen te zoeken. Maar we zijn al gauw tot het inzicht gekomen dat het niet ons dagelijks werk is om een MSP-programma te onderzoeken en zelf de uitvraag te doen. Het is niet iets dat je iedere dag inkoopt. Wij kwamen al snel uit bij TalentIn, het (strategisch) adviesbureau voor talent management, dat daarvoor de expertise in huis heeft. Niet alleen bespaart je dat een lange zoektocht, zij kijken als externe experts ook kritisch mee naar onze overwegingen, welke factoren zijn belangrijk bij de keuze voor een MSP? We hebben samen met TalentIn als één team geacteerd om bij de meest geschikte partij uit te komen."
"Door de krappere arbeidsmarkt verschuift de aandacht naar de beschikbaarheid van kandidaten."
Grondige analyse
Tussen het moment waarop de beslissing is genomen en de implementatie zit ongeveer een jaar. De implementatie zelf kostte vierenhalve maand en de voorafgaande analysefase heeft circa drie tot vier maanden geduurd. Die tijd is nodig voor een grondige analyse, weet Jansen. "TalentIn heeft diverse workshops voor alle stakeholders bij het inhuurproces binnen Aegon gefaciliteerd. Waar lopen zij tegenaan? Wat willen zij graag verbeterd zien? En zij hebben met ons hun kennis en expertise gedeeld en laten zien wat er allemaal nog meer mogelijk is. Niet alleen kijken naar hoe doen we het nu?, maar ook wat is er nodig/gewenst in de toekomst? "
"Het MSP-programma biedt ruimte voor innovatie."
Intensieve begeleiding contractfase
Michiel van der Horst, Manager HR Shared Services bij Aegon, vertelt over de intensieve voorbereiding om tot de juiste keuze voor een MSP te komen. “TalentIn heeft ons hierbij heel erg geholpen. We hebben samen veel aandacht besteed aan de vragen ‘Hoe gaan we het programma besturen, wat zijn de doelstellingen en welke KPI’s horen daarbij?’ Die zijn geoperationaliseerd in termen van rapportages en dashboards.” Het is vervolgens de MSP zelf die met deze concrete doelstellingen en KPI’s aan de slag kan en deze vertaalt naar een dashboard-omgeving waar Aegon goed mee kan werken. Bij de keuze van KPI’s moet je denken aan kosten, compliancy en tevredenheid (van inhuurmanagers, kandidaten en leveranciers) en doelstellingen als voldoende toegang tot de kwalitatieve arbeidsmarkt. Jansen: “TalentIn heeft ons ook heel scherp gehouden bij het terugbrengen van onze doelstellingen tot de essentie en het beperken van het aantal KPI’s tot een minimum, zodat het programma goed bestuurbaar blijft.” Want de keuze van de gewenste KPI’s in die voorbereidings- en contractfase is cruciaal, benadrukt Van der Horst. “TalentIn heeft ons goed ondersteund bij het formuleren van concrete doelstellingen (waar ga je op sturen?) en bij het vastleggen van de KPI’s in het contract met de MSP en de afspraken die daarbij horen.”
Focus verschuiven
Wijkt een KPI af van de gewenste performance, dan is dat aanleiding om te onderzoeken wat de oorzaak is en dit zo aan te passen dat die wel op het gewenste niveau komt. Van der Horst voert regelmatig overleg met de MSP. Eens per twee weken is er operationeel overleg, elk kwartaal gaan zij in een tactisch overleg verder de diepte in over de performance van het programma. Naast dit onderhoud is er ook strategisch overleg. “Zo hebben wij ruimte in het programma voor innovatie. In plaats van alleen via leveranciers en brokers te werken zouden we ook via een platform voor zelfstandigen via direct sourcing zelf kandidaten kunnen vinden.” Want naast dagelijkse sturing maakt het hanteren van KPI’s ook strategische bijsturing mogelijk, bijvoorbeeld bij marktveranderingen, zo geeft Van der Horst aan. “Ons MSP-programma was aanvankelijk overwegend kostengedreven, waarbij vooral waarde wordt gehecht aan de benchmark, het monitoren van de ontwikkeling van de inhuurtarieven. De afgelopen jaren wordt de arbeidsmarkt steeds krapper en verschuift de aandacht meer naar de beschikbaarheid van kandidaten. Dan winnen factoren als fulfillment rate en aantal voorstellen per vacature aan belang. Zo kan de focus op de KPI’s en de maatregelen die je daarbij neemt in de loop van de tijd wijzigen.”
Verlengen contract
Aegon volgt de ontwikkelingen in de MSP-markt op de voet. “Natuurlijk proberen wij zelf kennis op te halen, bijvoorbeeld door een bedrijfsbezoek bij een partij die een innovatie die wij willen doen al heeft doorgevoerd”, zegt Van der Horst. Maar Aegon blijft ook graag gebruikmaken van de expertise van TalentIn. “We zijn nu bezig met het verlengen van ons contract met de MSP en hebben weer TalentIn gevraagd ons daarin te adviseren. Zij kennen de ontwikkelingen in de markt en kunnen vergelijkingen tussen concurrenten maken.” TalentIn blijft op de achtergrond actief Aegon ondersteunen. Jansen: “Bij het evalueren van het aflopende contract en de revisie daarvan helpen zij ons. Bij het afsluiten van zo’n contract is het vaak toch balanceren tussen winstgevendheid en complexiteit – de juiste keuze maken. TalentIn heeft daar veel ervaring mee en weet hoe dat spel gespeeld moet worden.”
Michiel van der Horst Manager HR Shared Services bij Aegon
Rol TalentIn bij Aegon
Sinds 1 januari 2021 heeft Aegon de inhuur van personeel bij een Managed Service Provide (MSP) ondergebracht. Dagelijks zijn circa duizend externen, variërend van freelancers, uitzendkrachten tot gedetacheerden, via het MSP-programma aan het werk bij de zakelijke dienstverlener. Daarnaast is de Statement-of-Work (SoW = de onboarding en screening) ook bij de MSP ondergebracht. TalentIn heeft Aegon geadviseerd en intensief begeleid in de voorfase bij de keuze van een MSP; van de analyse tot en met de begeleiding tijdens de Request for Proposal (RFP) en contractering. Daarnaast heeft TalentIn in samenwerking met een partner de implementatie verzorgd. Ook tijdens de revisie – het verlengen van het contract – maakt Aegon gebruik van de expertise van TalentIn.