Nétive: SOW via VMS beheren? Hier moet je op letten
Nétive constateert een groeiende vraag naar Statement of Work (SOW) binnen contingent workforce programma's. Dit wordt gestimuleerd door verschillende factoren, zoals ongecontroleerde uitgaven waarbij er beperkt of geen grip is op projecten. Daarbij is steeds meer behoefte aan ondersteuning vanuit het Vendor Management Systemen (VMS). Want ook het coördineren van projecten is voor gebruikers complex, evenals de vereisten met betrekking tot compliance. Het VMS kan uitkomst bieden.
We zien met name een sterke behoefte aan geavanceerd projectbeheer, waarbij projecten worden opgesplitst in duidelijke mijlpalen of opleveringen, en waar betalingen pas worden uitgevoerd nadat deze met succes zijn afgerond. Bovendien is er een aanzienlijke vraag naar registratie van SOW-workers, waarbij het aan- en afmelden van medewerkers die op elk moment op de projectlocatie werkzaam kunnen zijn en het verifiëren van de geldende compliance-eisen van cruciaal belang zijn.
Opmerkelijk is dat er in de markt minder nadruk wordt gelegd op het ondersteunen van het RFx- of sourcingproces voor SOW-opdrachten. Bovendien beseffen zowel partners (MSP) als klanten dat deze specifieke activiteiten doorgaans worden uitgevoerd door gespecialiseerde professionals en niet binnen de verantwoordelijkheid van de traditionele medewerkers van de inhuurdesk vallen.
Nétive biedt ondersteuning door middel van een Statement of Work-oplossing, die naadloos is geïntegreerd in het Nétive Vendor Management System (VMS). Deze oplossing omvat zowel Project Tracking als Worker Management modules. Hiermee stellen we onze klanten in staat om projecten nauwkeurig te volgen, mijlpalen te beheren en te zorgen voor compliance, terwijl tegelijkertijd het beheer van SOW-workers wordt vereenvoudigd en geoptimaliseerd.
Met gecombineerde rapportages over het gebruik en budget/actuals van “klassieke” staff augmentation en projecten ontstaat een totaaloverzicht van beide onderwerpen. Dit totaaloverzicht helpt organisaties bij het nemen van beslissingen wat de meest passende vorm is van uitbesteden.
Er zijn enkele cruciale overwegingen voor bedrijven die overwegen om Statement of Work (SOW) binnen hun Vendor Management System (VMS) te gaan beheren:
1. Probleemidentificatie
Het is essentieel om duidelijk te begrijpen welk probleem je wilt oplossen door een SOW-oplossing te implementeren. Analyseer dit probleem vanuit het perspectief van gebruikers, inkoopafdelingen en leveranciers.
2. Schaalbaarheid en flexibiliteit
Overweeg of de gekozen SOW-oplossing schaalbaar is en kan worden aangepast aan de veranderende behoeften van je organisatie.
3. Gebruiksvriendelijkheid
Zorg ervoor dat de SOW-oplossing gemakkelijk te gebruiken is voor alle betrokken partijen. Een intuïtieve interface en heldere processtappen dragen bij aan een succesvolle adoptie.
4. Kosten en Return on Investment (ROI)
Evalueer de totale kosten en beoordeel de verwachte ROI bij het implementeren van een SOW-oplossing.
Door deze factoren zorgvuldig te overwegen, kun je een weloverwogen beslissing nemen bij het selecteren en implementeren van een SOW-oplossing binnen je VMS.
Het optimaliseren van de adoptie van een Statement of Work (SOW)-oplossing vereist nauwe samenwerking tussen het bedrijf, de VMS-partij (Nétive) en eventuele MSP-partners. Dit proces omvat duidelijke communicatie en educatie om alle betrokkenen vertrouwd te maken met de voordelen en doelen van de SOW-oplossing. Het betrekken van gebruikers vanaf het begin, luisteren naar hun feedback en het implementeren van effectief change management minimaliseert weerstand tegen verandering. Want onderaan de streep implementeer je geen tool, maar een proces ondersteund door een tool. Ondersteuning en training voor gebruikers op alle niveaus zijn cruciaal voor een soepele adoptie. Regelmatige monitoring en evaluatie van de SOW-oplossing helpen bij het identificeren van verbeterpunten en het vergroten van de efficiëntie. Samenwerking tussen alle betrokken partijen resulteert in een effectief beheer van contingent workforce en projecten, wat de organisatie ten goede komt.
Het beheer van Statement of Work (SOW) binnen het Vendor Management System (VMS) biedt belangrijke voordelen, waaronder verbeterd projectbeheer door duidelijke mijlpalen en kostenbeheersing, betere naleving van regels en voorschriften, verbeterde zichtbaarheid en transparantie in projectkosten en prestaties, evenals een verhoogde efficiëntie en productiviteit dankzij geautomatiseerde processen.