Ruby van den Hoff (Randstad Sourceright):
'Rol SOW binnen inhuurprogramma groeit’
Randstad Sourceright runt het inhuurprogramma voor een groot, internationaal farmaceutisch bedrijf. Bijzonder is dat Statement of Work (SOW) daarin een belangrijke rol speelt. “SOW wordt meer en meer gezien als een belangrijk onderdeel van het portfolio van een MSP.”
Dat zegt Ruby van den Hoff, Managing Director Global Accounts EMEA bij Randstad Sourceright, de Managed Service Provider (MSP).
De farmaceut waarvoor het inhuurprogramma in 2020 is overgenomen behoort tot Randstads’ grootste klanten. Ruby van den Hoff is vanaf het begin hierbij betrokken geweest. Zij weet dat de klant hoge verwachtingen heeft. “Het is heel anders dan de implementatie van een eerste generatie-inhuurprogramma’s. Dan zijn de managers vaak al blij dat ze in een oogopslag kunnen zien hoeveel uren er zijn gewerkt op hun afdeling. Bij zo’n tweede (of derde) generatie inhuurprogramma, waarbij de klant hier al veel langer mee werkt, liggen de ambities veel hoger. De klant verwacht dat wij nog meer toegevoegde waarde aantonen. Een daarvan is het verbeteren van het managen van de uitvoer van services in een Statement of Work (SOW).”
Services Procurement 360-model
Voor deze klant levert Randstad levert diverse services: light industrial betreft de staffing (uitzendkrachten op locatie), direct sourcing, waarbij uit naam van de klant professionals worden geworven, en Statement of Work-services. Dat laatste was voorheen vrij summier, vooral admin-based transactioneel) voor kleine projecten/aanbestedingen.
Sinds Randstad Sourceright als MSP de inhuur voor deze klant managet is daarin een omslag gekomen, vertelt Ruby van den Hoff. “Het managen van het SOW-proces is een belangrijk onderdeel geworden van onze rol als MSP. Wij hebben hiervoor geïnvesteerd in procurement professionals, ervaren mensen die bids begeleiden en dit pro-actief (vooraf) met managers aanpakken.”
Randstad Sourceright doet dat volgens het Services Procurement 360-model. Dat bestaat uit vier fasen van SOW-management:
- Define; (samen met de managers) vaststellen wat zijn de wensen, wat voor werk moet er gedaan worden en welke vorm (SOW, Time&Material) past daar het best bij? Wat is de tijdslijn, welke meetbare milestones zijn er?
- Source; zoeken talent, selecteren partijen die het meest geschikt zijn om de aanvraag te sturen en actief de markt op om meerdere partijen een voorstel te laten doen
- Do; administratieve afhandeling (contract)
- Evaluate; zijn milestones op tijd opgeleverd? Voldoet de kwaliteit aan de eisen?
“Het meeste werk zit niet in het transactionele deel (contract). Dat zit vooral in het voortraject en de evaluatie”, zegt Van den Hoff. Bij het uitbesteden van services aan een derde partij is het niet alleen belangrijk dat je vooraf de milestones bepaalt, maar ook achteraf evalueert of (en hoe goed) de leverancier die milestones heeft gehaald. “Daarvoor zitten wij met de managers en leveranciers om tafel om te zorgen dat het voor alle partijen een succesvolle samenwerking is. Dat proces moet je als MSP goed faciliteren. De crux is dat iedereen – niet alleen de klant, maar ook de leverancier – zich gewaardeerd voelt. Uitgangspunt voor ons is de vraag ‘what’s in it for everyone?”
Voordelen SOW
Een van de voordelen van uitbesteden van werk via SOW is dat de MSP (en dus de klant) een extra kanaal heeft om werk gedaan te krijgen. Geen overbodige luxe op deze krappe arbeidsmarkt. Er is nu eenmaal werk dat (gespecialiseerde) bedrijven voor andere bedrijven uitvoeren zonder dat zij personeel ter beschikking stellen. Van den Hoff ziet dat ook. “SOW geeft je een bredere scope, meer toegang tot talent op de arbeidsmarkt.”
Een ander belangrijk voordeel van SOW is dat de verantwoordelijkheid van de kwaliteit van de dienst en het slagen van het project bij de leverancier ligt. Het draagt bij aan efficiency; je hebt als organisatie minder interne capaciteit nodig om die externen aan te sturen.”
Risico’s
Tegelijkertijd kan het verleggen van het slagingsrisico een nadeel zijn van SOW, weet Van den Hoff. “Het hangt ervan af hoe bedrijfskritisch het werk is. Het laten maken van een brochure voor communicatie is een stuk minder risicovol dan een IT-implementatie die direct impact heeft op bedrijfsprocessen. Als het een kritisch project is dat heel belangrijk is voor het succes van jouw organisatie, dan moet je dat heel goed doorspreken en contractueel afdekken bij uitbesteding.”
Rol MSP bij compliance
“Bij SOW neem je afstand van uurtje-factuurtje. Het is een andere benadering”, legt Van den Hoff uit. “Daarbij moet je - binnen een compliancy-framework - een afweging tussen kosten- en efficiëntie maken.”
Van den Hoff wijst er op dat de MSP een belangrijke rol speelt bij het bewaken van die compliancy. Aan de MSP de taak de beoordeling te maken: ‘is het een geschikte opdracht om uit te besteden als service (SOW) of niet?’ “Dat is een grijs gebied, iets wat je al MSP goed moet aanpakken. Het werk juist classificeren, beoordelen of de aard van de werkzaamheden geschikt is voor services (SOW) of voor regulier inhuur (Time&Material). Ook vanwege het compliance-perspectief - om mensen te beschermen die misschien op projectbasis werken (als zzp’er) terwijl ze eigenlijk in dienst zouden moeten zijn.”
Compliance is ook vaak een van de redenen voor organisaties om voor Randstad Sourceright te kiezen en SOW’s te verbeteren binnen het inhuurprogramma, vertelt Van den Hoff. “Soms worden flexkrachten die aan het eind van hun (wettelijk) maximale periode van inhuur zitten overgezet naar een service, terwijl zij eigenlijk nog steeds op ‘uurtje/factuurtje-basis’ werken.” Dat oneigenlijk gebruik van SOW-contracten brengt compliance-risico’s met zich mee. Met Randstad Sourceright als de MSP kunnen zuivere afwegingen worden gemaakt, stelt Van den Hoff, zo ook bij de farmaceut. “In het eerste jaar hebben we gekeken wat er in het inhuurprogramma zat en beoordeeld wat behoort echt tot services (SOW) en wat is echt inhuur van extrernen/freelancers (Time & Material).”
MSP inclusief SOW
“Steeds meer bedrijven kijken en evalueren hoe het werk het beste uitgevoerd kan worden; moeten we zelf mensen inhuren of kunnen we dat werk beter als een service door een derde partij laten uitvoeren”, stelt Van den Hoff vast. Bij Randstad Sourceright merken ze duidelijk dat SOW sterk in opkomst is. “Klanten willen bij nieuwe aanvragen (tenders) steeds vaker meteen een voorstel inclusief SOW hebben. SOW wordt meer en meer gezien als onderdeel van het portfolio van een MSP”, ziet Van den Hoff. “En dat zal de komende jaren alleen maar toenemen.“