Kan Statement of Work de inhuur van externen vervangen? Dit zijn de opties
Op de huidige dynamische arbeidsmarkt worden organisaties geconfronteerd met grote uitdagingen bij het beheren van hun personeelsbestand. Naast het traditionele personeel dat in dienst is, maken steeds meer bedrijven gebruik van tijdelijke, externe medewerkers (contingent workforce). Dit kan door het inhuren van externe medewerkers die werken onder leiding en toezicht van de opdrachtgever (uitzendkrachten, gedetacheerden) of door het uitbesteden van activiteiten en werkzaamheden (ZZP en uitbesteed werk). Het effectief integreren en beheren van deze externe medewerkers is essentieel. Een van de instrumenten hiervoor is een Statement of Work (SOW).
Welke vormen van SOW zijn er, wat zijn de verschillen en kan SOW het inhuren van externe medewerkers vervangen? En wat zijn de trends in het uitbesteden van werk via SOW?
Wat is een Statement of Work (SOW)?
Een Statement of Work is een afspraak die de scope, doelstellingen, deliverables en verantwoordelijkheden van een specifiek project of werkopdracht beschrijft. Het fungeert als een contractueel bindende overeenkomst tussen een opdrachtgever en een opdrachtnemer, waarbij alle belangrijke aspecten van het project worden gespecificeerd. Hierbij zijn er weer twee opties te herkennen: het leveren van eindoplossingen en producten of het uitvoeren van taken (alleen personele capaciteit).
Blijven ontwikkelen
De motieven van organisaties om een MSP in te zetten zijn door de jaren heen sterk veranderd. In het begin werden MSP's voornamelijk gebruikt om kosten te besparen, om de administratieve lasten voor de organisatie te verminderen en het inzicht in de inhuur van personeel te vergroten. De focus lag op het inhuren van de juiste kandidaten tegen een zo laag mogelijke prijs. Tegenwoordig zijn zowel het borgen van toegang tot de juiste kennis en vaardigheden als het verbeteren van flexibiliteit en schaalbaarheid belangrijke redenen.
Er zijn drie vormen van SOW:
- Vaste prijs SOW: Deze SOW omvat een duidelijk gedefinieerd project met een vastgesteld budget en tijdlijn. De opdrachtnemer draagt de volledige verantwoordelijkheid voor het behalen van de resultaten binnen de gestelde grenzen. Het inhuren van externe medewerkers als alternatief voor een SOW is hier vaak minder geschikt. Deze vorm van SOW wordt veelal gebruikt om risico op tijd- of kostenoverschrijding te verleggen naar de aanbieder.
- Tijd en materiaal SOW: In dit geval wordt de vergoeding gebaseerd op de gewerkte uren en de kosten van de materialen. Deze SOW wordt vaak gebruikt wanneer de scope van het project niet volledig kan worden voorspeld. Het inhuren van externe medewerkers middels een SOW kan een goede alternatieve keuze zijn, omdat het flexibiliteit biedt om de inzet van middelen aan te passen aan de behoeften van het project.
- Regie SOW: hierbij wordt de opdrachtnemer betaald op basis van de gewerkte uren en de kosten van de ingezette middelen. De opdrachtgever houdt de controle over het project en de resultaten, terwijl de opdrachtnemer zorgt voor de uitvoering. Het inhuren van externe medewerkers middels SOW kan in dit geval zinvol zijn, aangezien ze specifieke expertise kunnen bieden zonder dat de opdrachtgever de volledige verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van deze middelen.
Afweging SOW of inhuur van externe medewerkers
In de praktijk zien we diverse afwegingen van inhurende managers bij de keuze voor SOW en/of het inhuren van tijdelijk personeel. Naast rationele afwegingen wordt de keuze ook vaak gevoed door de wijze waarop binnen de organisatie wordt gestuurd op headcount versus kosten. Bij organisaties waarbij afdelingen aangestuurd worden op aantallen FTE en inhuur hierin is opgenomen, zien we regelmatig de keuze om de activiteiten onder SOW in te huren zodat dit niet binnen de FTE aantallen wordt opgenomen.
Het inhuren van externe medewerkers kan bepaalde aspecten van SOW vervangen of aanvullen, afhankelijk van de aard van het project en de behoeften van de organisatie. Inhuur van externe medewerkers biedt de volgende drie voordelen:
- Flexibiliteit: Externe medewerkers kunnen snel worden ingehuurd en kunnen worden afgestemd op de specifieke behoeften van een project. Dit biedt flexibiliteit in termen van capaciteit en expertise.
- Kostenbeheersing: Door het inhuren van externe medewerkers kunnen organisaties de kosten optimaliseren. Ze betalen alleen voor de daadwerkelijk geleverde diensten, zonder de verplichting om langetermijnverplichtingen aan te gaan.
- Specialistische vaardigheden: Externe medewerkers kunnen specifieke vaardigheden en expertise bieden die nodig zijn voor een project, waardoor de organisatie toegang heeft tot hoogwaardige resources zonder ze permanent in dienst te hoeven nemen.
Trends in het uitbesteden van SOW-management
Het beheer van SOW en de inhuur van externe medewerkers wordt steeds vaker uitbesteed aan gespecialiseerde dienstverleners. Er is daarbij een trend naar ondersteuning door technologie; organisaties maken steeds vaker gebruik van technologieën zoals Vendor Management Systemen (VMS) om het proces van SOW-beheer en het inhuren van externe medewerkers te stroomlijnen. Deze systemen bieden naast efficiënte sourcing onder meer ook inzicht, controle en rapportagemogelijkheden.
Bovendien biedt dit mogelijkheden voor gedegen data-analyse; door geavanceerde data-analysetechnieken toe te passen op SOW-gerelateerde informatie, kunnen organisaties waardevolle inzichten verkrijgen in de prestaties van projecten, kostenbeheersing en compliance-aspecten.
Waarom kiezen voor een Managed Service Provider (MSP)?
Organisaties schakelen steeds vaker MSP's in om het end-to-end beheer van SOW en inhuur van externe medewerkers op zich te nemen. MSP's bieden daarbij onder meer expertise, procesefficiëntie en leveranciersrelatiemanagement.
Het uitbesteden van het beheer van Statement of Work (SOW) aan een Managed Service Provider (MSP) die tevens de inhuur van externe medewerkers verzorgt, kan zinvol zijn voor organisaties. Zes redenen waarom dit een waardevolle aanpak kan zijn:
- Expertise en efficiëntie: MSP's hebben gespecialiseerde kennis en ervaring op zowel het gebied van SOxW-beheer als met het managen van externe medewerkers. Ze beschikken over diepgaande kennis van best practices, wet- en regelgeving, tarieven, tariefonderhandelingen en het selectieproces van leveranciers. Met deze kennis kunnen zij goed adviseren over het te kiezen kanaal voor een bepaalde opdracht. En een MSP kan externe inhuur integraal managen. Door het inzetten van een MSP kunnen organisaties dus profiteren van de expertise en efficiëntie van de MSP om betere resultaten te behalen.
- Kostenbesparing: Een MSP kan kostenbesparingen realiseren door het stroomlijnen van het inkoopproces, het onderhandelen over gunstige tarieven en het optimaliseren van de inzet van externe medewerkers. Ze kunnen ook zorgen voor compliance en het minimaliseren van risico's, wat kan leiden tot verdere kostenbesparingen op het gebied van juridische kwesties en boetes.
- Leveranciersrelatiemanagement: Het beheren van meerdere leveranciers voor SOW-opdrachten en inhuur van tijdelijke medewerkers kan tijdrovend zijn. Een MSP fungeert als centraal aanspreekpunt en neemt de verantwoordelijkheid voor het beheer van de leveranciersrelaties, inclusief contractonderhandelingen, prestatiebeoordelingen en afhandeling van eventuele geschillen. Dit verlicht de last voor de organisatie en verbetert de samenwerking met leveranciers.
- Operationele efficiëntie: Door het uitbesteden van SOW-management aan een MSP, kunnen organisaties zich richten op hun kernactiviteiten en strategische initiatieven. Ze kunnen profiteren van de operationele efficiëntie van de MSP die zorgt voor gestroomlijnde processen, geautomatiseerde rapportage en naleving van contractuele verplichtingen. Dit resulteert in een verbeterde projectuitvoering en snellere time-to-market.
- Schaalbaarheid en flexibiliteit: Een MSP kan de schaalbaarheid en flexibiliteit bieden die nodig is om snel te reageren op veranderende behoeften van de organisatie. Ze kunnen helpen bij het identificeren van de juiste mix van SOW-opdrachten en externe medewerkers, afhankelijk van de projectvereisten en de beschikbaarheid van overige middelen. Dit zorgt voor een optimale resourceplanning en maakt het mogelijk om snel op of af te schalen indien nodig.
- Het voorkomen van ongewenste substitutie: Het substitutie-effect, ook wel waterbedeffect genoemd, doet zich voor wanneer het inhuren van tijdelijke medewerkers wordt beperkt of stopgezet, en organisaties in plaats daarvan een toename zien in het gebruik van uitbesteding via Statement of Work. Dit kan leiden tot een verschuiving van de ene vorm van flexibel werk naar de andere, zonder dat de gewenste kostenbesparingen of efficiëntieverbeteringen worden gerealiseerd. Indien zowel het managen van de SOW als de inhuur van externen in één hand wordt gebracht kan het voorkomen van het substitutie-effect beter gemanaged worden.
Ontwikkeling SOW-management
Het effectief en integraal beheren van SOW en inhuur van medewerkers is van cruciaal belang voor organisaties die flexibiliteit, expertise en kostenoptimalisatie nastreven. Door verschillende soorten SOW te combineren met de mogelijkheden van inhuur van tijdelijke medewerkers kunnen organisaties hun personeelsbestand dynamisch en strategisch beheren. De opkomst van technologieën en het gebruik van gespecialiseerde dienstverleners geven aan dat SOW-management een evoluerend vakgebied is dat voortdurend wordt aangepast aan de behoeften van moderne organisaties.
Auteur: Marc Vietor
