Direct Sourcing van externe medewerkers: een strategische keuze in een krappe arbeidsmarkt

De opkomst van direct sourcing

Direct sourcing is geen nieuw fenomeen, maar wint de laatste jaren sterk aan populariteit. Volgens een onderzoek van Staffing Industry Analysts zal naar verwachting 52% van alle externe arbeid in de VS in 2025 via direct sourcing verlopen. Ook in Nederland zien we een duidelijke trend. Steeds meer bedrijven omarmen direct sourcing om schaarse talenten te werven en aan zich te binden. We zien organisaties direct sourcing volledig in eigen beheer uitvoeren, maar daar waar MSP’s actief zijn is het vaak de MSP die direct sourcing als onderdeel van haar dienstverlening aanbiedt.

Platforms: Efficiënt Talent Vinden

Naast het in eigen beheer opzetten of uitbouwen van een eigen website voor het aantrekken van talent zijn er diverse platforms beschikbaar die bedrijven kunnen helpen bij het vinden en soms ook contracteren en beheren van extern personeel. Enkele populaire opties zijn:

• Upwork: Een wereldwijd platform met miljoenen freelancers in verschillende categorieën.
• Fiverr: Een platform gericht op kleinere opdrachten en projecten.
• Toptal: Een exclusief platform met strenge selectiecriteria voor hoogopgeleide freelancers.
• WorkLLama: End to end direct sourcing platform dat eenvoudig gebrand kan worden met de look en feel van de opdrachtgever
• LinkedIn: Het professionele netwerk , waar bedrijven rechtstreeks contact kunnen leggen met potentiële kandidaten.
• Platformoplossingen van dienstverleners: Voorbeelden hiervan zijn Twago van Randstad, WorkMyway van Manpower en Striive van Headfirst

De keuze voor een platform hangt vooral af van de specifieke behoeften van het bedrijf en de aard van de tijdelijke opdrachten. Welke doelgroepen wil je bereiken? Past het ontsluiten van een door de leverancier beheerde kandidatenpool of is er een wens om een volledig eigen kandidatenpool op te zetten? Welke processen worden door het platform uitgevoerd en sluit dit aan op de bestaande processen in de organisatie? En last but not least: in hoeverre kan een platform geïntegreerd worden in binnen de organisatie al gebruikte systemen indien gewenst? Al deze aspecten zullen beoordeeld moeten worden om te bepalen of een platform geschikt is voor de specifieke situatie.

Contractering: de juiste afspraken maken

Belangrijk bij direct sourcing is vooraf te bepalen hoe deze tijdelijke medewerkers worden gecontracteerd. Rechtstreeks of via een bemiddelaar (MSP en/of broker).

In beide gevallen is het bij de inzet van freelancers (ZZP) essentieel om te bepalen of de opdracht zich inderdaad leent om door een freelancer (ZZP) te worden uitgevoerd. Wat zijn de concrete werkzaamheden en wat is het gewenste resultaat? Is het mogelijk hiervoor een ZZP'er in te zetten? En voldoet de in te zetten ZZP'er ook aan de vereisten? De wettelijke eisen zijn helaas niet altijd even duidelijk en de druk binnen de organisatie om het werk gedaan te krijgen kan hoog zijn. Onterechte inzet op ZZP-basis kan leiden tot forse boetes en andere financiële claims.. Per land is de regelgeving rondom ZZP'ers ook weer verschillend.

Uiteraard moet ook de vergoeding duidelijk worden vastgelegd: Welk tarief wordt gehanteerd en hoe wordt de betaling geregeld?

Niet-ZZP'ers kunnen via een tijdelijk contract binnen de eigen CAO gecontracteerd worden of, indien meer flexibiliteit gewenst is, ondergebracht worden bij een dienstverlener zoals een MSP of broker die dan de landspecifieke CAO en/of regelingen voor tijdelijk personeel kan toepassen (In Nederland de ABU- of NBBU-CAO).

In Nederland is het van belang dat de intermediair de allocatiefunctie vervult anders valt de tijdelijke medewerker onder het zogenaamde payroll regime en zijn er andere arbeidsvoorwaarden van toepassing. Veelal wordt dit vermeden door de intermediair een rol te geven bij de selectie van het direct sourcing aanbod.

Kortom, het contracteren van externe medewerkers moet met zorg gebeuren. Gezamenlijk met een terzake kundig jurist of adviseur moet een afweging gemaakt worden voor directe contractering of via een externe dienstverlener.

Voors en tegens van direct sourcing

Direct sourcing als onderdeel van de totale sourcing strategie voor externe medewerkers biedt meerdere voordelen. Door rechtstreeks te werven kunnen bedrijven besparen op de kosten die normaal gesproken gepaard gaan met het inschakelen van bemiddelingsbureaus. Daarnaast biedt direct sourcing een kanaal om rechtstreeks met de arbeidsmarkt te communiceren over beschikbare opdrachten. Dit kan van nut zijn om de organisatie in de markt te positioneren als aantrekkelijke aanbieder van tijdelijke opdrachten. In samenhang met de employer branding kan zo een bredere pool van talent worden aangesproken. In een aantal gevallen is het ook een uitstekende route voor het vinden van schaars talent in het buitenland. Het is een manier voor bedrijven om de beste kandidaten te vinden, ongeacht hun locatie.

Verder biedt direct sourcing flexibiliteit en wendbaarheid. Bedrijven kunnen een eigen pool opbouwen en onderhouden van mogelijk interessante kandidaten en zo sneller en gemakkelijker extern personeel inschakelen voor specifieke projecten of opdrachten. Daarnaast kunnen bedrijven het wervingsproces vaak versnellen door rechtstreeks contact te leggen met kandidaten.

Er zijn echter ook wel uitdagingen verbonden aan direct sourcing. Het vraagt aandacht en inspanning om correct en tijdig de juiste vraag in de markt bekend te maken. Er zijn uiteraard platforms die hierbij kunnen helpen, maar daaraan zijn kosten verbonden. Voor het opbouwen en goed onderhouden van talentpools zal voldoende capaciteit ingezet moeten worden. Ook hier kunnen platforms en IT tools overigens ondersteunen. Het vraagt gedegen onderzoek om tot een goede keuze van één of enkele ondersteunende platforms te komen.

Het compliant contracteren en betalen van extern personeel kan administratief complex zijn en diverse risico’s met zich meebrengen, vooral bij het werken met freelancers uit verschillende landen. Samenwerking met een goede broker en eventuele Employer of Record partners zou deze uitdagingen op kunnen lossen.

Conclusie: waardevol als aanvulling

Direct sourcing is een waardevolle aanvullende strategie voor bedrijven die op zoek zijn naar flexibel talent. Door zorgvuldig aandacht te besteden aan contractering, gebruik te maken van de juiste platforms en de voor- en nadelen af te wegen, kunnen bedrijven de vruchten plukken van deze directe manier van werken.